Mô-đun 08 · Nền tảng
Tuân thủ không dồn hết lên bạn: dữ liệu và chứng từ đâu ra đó
Tín dụng, loyalty và đặt món đều dính đến dữ liệu cá nhân và dòng tiền. Cheers ghi lại toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu từ lúc đồng ý đến lúc xóa, và mỗi lần mua tín dụng đều sinh ra chứng từ đánh số liên tục theo yêu cầu kế toán. Dữ liệu khách, biến động tín dụng và việc gửi chiến dịch nằm trong cùng một hệ thống, thay vì rải ở ba nhà cung cấp khác nhau.
Dành cho ai
Dành cho chủ quán và quản lý muốn giải thích được với kế toán và với người tư vấn bảo vệ dữ liệu rằng dữ liệu khách và tiền khách trả trước đi về đâu. Ở căng tin, địa điểm phục vụ doanh nghiệp và chuỗi nhiều cơ sở, đây thường là câu hỏi đầu tiên. Và cho những nơi khách nạp trước số tiền lớn, còn chủ quán muốn dòng tiền đó truy vết được từ đầu đến cuối.
Cách hoạt động
Sự đồng ý được ghi nhận ngay khi đăng ký
Khách cung cấp thông tin và sự đồng ý của mình khi đăng ký, có ghi nhận đàng hoàng — không phải trên một tờ giấy sau quầy hay trong một bảng tính dùng chung. Mọi việc diễn ra sau đó đều gắn với sự đồng ý ấy.
Mọi biến động đều để lại dấu vết
Biến động tín dụng và phần thưởng đều kiểm toán được: tra ra được khi nào cộng hay trừ bao nhiêu, và thuộc giao dịch nào. Mỗi lần mua tín dụng sinh ra chứng từ đánh số liên tục, còn việc xuất hóa đơn được báo cáo tự động. Phân tích của bạn chạy trên chính dữ liệu đó, nên báo cáo tài chính và marketing không kể hai câu chuyện khác nhau.
Quyền truy cập và việc xóa nằm trong tầm kiểm soát
Trong backoffice, các cấp phân quyền quy định ai thấy gì và ai được sửa gì. Nếu khách yêu cầu xóa dữ liệu, đã có quy trình được ghi nhận cho việc đó — không phải mò tay vào cơ sở dữ liệu theo từng vụ. Quyền truy cập nhờ vậy không còn là thói quen bám vào từng người, mà là một cấp đã được cấu hình.
Bạn được gì
Kế toán của bạn chấp nhận được
Tín dụng trả trước không phải khoản không hạch toán được: nó đi kèm chứng từ đánh số liên tục, còn báo cáo hóa đơn tự động thì dùng được cho kỳ chốt sổ hằng tháng.
Khoản bị khiếu nại tra lại được
Nếu khách nói họ không nhận được tiền nạp hay phần thưởng, hai bên không phải tranh luận bằng trí nhớ: biến động nằm sẵn trong lịch sử giao dịch.
Không phải ai cũng thấy mọi thứ
Với các cấp phân quyền, nhân viên pha chế, quản lý cửa hàng và chủ quán mỗi người có một giao diện và một phạm vi dữ liệu riêng — dữ liệu khách không phải của chung cả đội.
Một cơ sở dữ liệu, không phải năm bảng tính
Mọi giao dịch, chiến dịch và hoạt động của khách nằm ở một chỗ, nên dữ liệu khách không tản mát trong file Excel, điện thoại cá nhân và một công cụ gửi thư cũ.
Chi tiết thêm
- Chứng từ đánh số liên tục
- Giao dịch kiểm toán được
- Báo cáo hóa đơn tự động
- Cấp phân quyền
Câu hỏi thường gặp
Tôi có phải tự viết thông báo về xử lý dữ liệu không?
Quy trình xử lý dữ liệu, xin đồng ý và xóa dữ liệu đã được ghi nhận sẵn trong hệ thống. Còn trong tài liệu của riêng bạn ai giữ vai trò gì, và quy trình tại chỗ cần bổ sung điều gì, thì chúng ta cùng xem trong buổi khảo sát miễn phí. Nếu bản thông báo của bạn đang được soạn, đây là lúc hợp lý để làm: ở bước cài đặt, trước khi khai trương, mọi thứ vẫn còn rà lại thong thả được.
Chuyện gì xảy ra khi khách yêu cầu xóa dữ liệu của họ?
Việc đó cũng có quy trình được ghi nhận, giống như khi khách đồng ý. Yêu cầu xóa dữ liệu liên quan thế nào đến việc lưu giữ chứng từ kế toán thì chúng ta cùng đi qua trong buổi khảo sát — đây đúng là chỗ mà kế toán và người tư vấn bảo vệ dữ liệu của bạn hay lên tiếng.
Tiền khách nạp trước thành khoản hạch toán được bằng cách nào?
Mỗi lần nạp sinh ra chứng từ đánh số liên tục, giao dịch thì kiểm toán được, còn việc xuất hóa đơn được báo cáo tự động. Kế toán của bạn làm việc trên đúng báo cáo mà bạn xem — không phải trên những danh sách gom tay.
Quyền truy cập của nhân viên xử lý ra sao khi có người nghỉ việc?
Bạn quản lý quyền truy cập trong backoffice qua các cấp phân quyền, nên quyền của người nghỉ việc thu hồi được mà không phải đụng đến dữ liệu khách hay lịch sử giao dịch.
Mang theo những câu hỏi mà kế toán và người tư vấn dữ liệu đã đặt ra.
Trong buổi khảo sát miễn phí, chúng ta đi qua việc xử lý dữ liệu, chứng từ và các cấp phân quyền trước khi cấu hình bất cứ thứ gì.