Modul 08 · Platform
A megfelelés nem rád marad: adatkezelés és bizonylat rendben
A kredit, a loyalty és a rendelés személyes adattal és pénzmozgással jár. A Cheers a hozzájárulástól a törlésig dokumentálja az adatkezelést, a kreditvásárlásnál pedig sorfolytonos bizonylat készül, ahogy a számviteli követelmény kéri. A vendégadat, a kreditmozgás és a kampányküldés ugyanabban a rendszerben marad, nem három külön szolgáltatónál.
Kinek való
Annak a tulajdonosnak és üzletvezetőnek, aki a könyvelőjének és az adatvédelmi tanácsadójának is el akarja tudni mondani, mi történik a vendégadatokkal és az előre befizetett pénzzel. Kantinoknál, céges helyszíneken és több egységes hálózatoknál ez általában az első kérdés. És azoknak a helyeknek, ahol a vendégek nagyobb összeget töltenek fel előre, és a tulajdonos tudni akarja, hogy ez a pénz végig követhető.
Így működik
A hozzájárulás a belépésnél születik
A vendég a regisztrációnál adja meg az adatait és a hozzájárulását, dokumentáltan — nem egy pult mögötti papíron vagy egy közös táblázatban. Ami ezután történik vele, ahhoz a hozzájáruláshoz kötődik.
Minden mozgás nyomot hagy
A kredit- és jutalommozgások auditálhatók: visszakereshető, mikor mennyi került jóvá vagy le, és melyik tranzakcióhoz tartozott. A kreditvásárlásnál sorfolytonos bizonylat készül, a számlázás pedig automatikusan riportálódik. Az analitikában ugyanezekből az adatokból dolgozol, tehát a pénzügyi kimutatás és a marketing nem két külön igazságot mutat.
Hozzáférés és törlés kézben tartva
A backofficeban jogosultsági szintek szabályozzák, ki mit lát és mit módosíthat. Ha a vendég a törlését kéri, arra dokumentált folyamat van, nem eseti kézi kotorászás az adatbázisban. A hozzáférés így nem személyekhez ragadt szokásjog, hanem beállított szint.
Mit nyersz vele
A könyvelő is elfogadja
Az előre befizetett kredit nem elszámolhatatlan tétel: sorfolytonos bizonylat tartozik hozzá, az automatikus számlareport pedig a havi záráshoz is használható.
A vitatott tétel visszakereshető
Ha egy vendég azt mondja, nem kapta meg a feltöltést vagy a jutalmat, nem emlékezetből vitáztok: a tranzakciós előzményben ott a mozgás.
Nem lát mindenki mindent
A jogosultsági szintekkel a pultos, az üzletvezető és a tulajdonos más-más felületet és más-más adatkört kap — a vendégadat nem közkincs a csapaton belül.
Egy adatbázis, nem öt táblázat
Minden tranzakció, kampány és vendégmozgás egy helyen van, így a vendégadat nem szóródik szét Excelekben, privát telefonokban és egy régi hírlevélküldőben.
További részletek
- Sorfolytonos bizonylat
- Auditálható tranzakciók
- Automatikus számlareport
- Jogosultsági szintek
Gyakori kérdések
Nekem kell megírnom az adatkezelési tájékoztatót?
Az adatkezelés, a hozzájárulás és a törlés folyamata dokumentáltan a rendszer része. Hogy a saját dokumentumaidban ki milyen szerepben szerepel, és mit kell a helyszíni folyamatodban kiegészíteni, a díjmentes felmérésen vesszük végig együtt. Ha most készül a saját tájékoztatód, érdemes ide időzíteni: a beállítás lépésben, indulás előtt még minden nyugodtan átnézhető.
Mi történik, ha egy vendég kéri az adatai törlését?
Erre ugyanúgy dokumentált folyamat van, mint a hozzájárulás megadására. A törlési kérés és a bizonylatmegőrzés viszonyát a felmérésen vesszük át — ez az a pont, ahol a könyvelőd és az adatvédelmi tanácsadód is meg szokott szólalni.
Hogyan lesz az előre feltöltött kreditből könyvelhető tétel?
A feltöltésről sorfolytonos bizonylat készül, a tranzakciók auditálhatók, a számlázás pedig automatikusan riportálódik. A könyvelőd ugyanabból a riportból dolgozik, amelyikből te — nem külön kigyűjtött listákból.
Mi van a személyzet hozzáférésével, ha valaki kilép?
A hozzáféréseket a backofficeban a jogosultsági szinteken keresztül kezeled, így a kilépő kolléga jogosultsága visszavonható anélkül, hogy a vendégadatokhoz vagy a tranzakciós előzményhez hozzá kellene nyúlni.
Vidd el a kérdéseidet a könyvelődtől és az adatvédelmisedtől.
A díjmentes felmérésen végigmegyünk az adatkezelésen, a bizonylatoláson és a jogosultsági szinteken, mielőtt bármit beállítanánk.